Không phải lúc nào hoạt động của Văn phòng đại diện thuận lợi và có hiệu quả, trong một số trường hợp dẫn đến Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài hoạt động tại Việt Nam phải chấm dứt hoạt động. Vậy thủ tục giải thể Văn phòng đại diện nước ngoài được thực hiện như thế nào?
I. Hướng dẫn thực hiện thủ tục giải thể Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài
Với xu thế hội nhập kinh tế ngày càng sâu rộng, các doanh nghiệp có nhu cầu thành lập văn phòng đại diện tại các quốc gia sở tại nhằm mục đích thăm dò, phát triển thị trường, qua đó phục vụ tốt hơn cho hoạt động kinh doanh của công ty mình. LUẬT NGUYÊN DƯƠNG phép cung cấp một số thông tin liên quan đến thủ tục giải thể Văn phòng đại diện nước ngoài ngay tại bài viết này để quý khách tiện tham khảo.
Một vài điểm cần lưu ý khi thực hiện thủ tục không thể bỏ sót.
1. Trường hợp chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện nước ngoài tại Việt Nam
Căn cứ theo quy định tại Điều 35 Nghị định 07/2016/NĐ-CP thì Văn phòng đại diện chấm dứt hoạt động trong các trường hợp sau:
- Theo đề nghị của thương nhân nước ngoài.
- Khi thương nhân nước ngoài chấm dứt hoạt động theo pháp luật của quốc gia, vùng lãnh thổ nơi thương nhân đó thành lập hoặc đăng ký kinh doanh.
- Hết thời hạn hoạt động theo Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện mà thương nhân nước ngoài không đề nghị gia hạn.
- Hết thời gian hoạt động theo Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện mà không được Cơ quan cấp Giấy phép đồng ý gia hạn.
- Bị thu hồi Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện
- Thương nhân nước ngoài, Văn phòng đại diện không còn đáp ứng một trong những điều kiện quy định tại Điều 7 và Điều 8 Nghị định này.
Danh mục hồ sơ
Theo quy định tại Điều 36 Nghị định 07/2016/NĐ-CP, hồ sơ mà Văn phòng đại diện cần chuẩn bị bao gồm:
- Thông báo về việc chấm dứt hoạt động Văn phòng đại diện theo mẫu của Bộ Công Thương do đại diện có thẩm quyền của thương nhân nước ngoài ký, trừ trường hợp bị thu hồi giấy phép theo Nghị định này;
- Bản sao văn bản của Cơ quan cấp Giấy phép không gia hạn Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện (đối với trường hợp quy định tại Khoản 4 Điều 35 Nghị định này) hoặc bản sao Quyết định thu hồi Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện của Cơ quan cấp Giấy phép (đối với trường hợp quy định tại Khoản 5 Điều 35 Nghị định này);
- Danh sách chủ nợ và số nợ chưa thanh toán, gồm cả nợ thuế và nợ tiền đóng bảo hiểm xã hội;
- Danh sách người lao động và quyền lợi tương ứng hiện hành của người lao động;
- Bản chính Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện.
2. Thủ tục giải thể văn phòng
Thương nhân cần chú ý trình tự sau đây khi thực hiện thủ tục giải thể Văn phòng đại diện nước ngoài như sau:
Đầu tiên, thương nhân nước ngoài nộp hồ sơ chấm dứt hoạt động Văn phòng đại diện đến Cơ quan cấp giấy phép:
- Cơ quan cấp giấy phép là Sở Công thương hoặc Ban quản lý khu công nghiệp, khu chế xuất, khu kinh tế, khu công nghệ cao.
- Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ, Cơ quan cấp Giấy phép kiểm tra và yêu cầu bổ sung nếu hồ sơ chưa đầy đủ, hợp lệ. Việc yêu cầu bổ sung hồ sơ được thực hiện tối đa một lần trong suốt quá trình giải quyết hồ sơ.
Cơ quan cấp phép sẽ gửi lại Công văn về việc thực hiện thủ tục giải thể Văn phòng đại diện nước ngoài. Trong văn bản này sẽ nêu rõ các giấy tờ, tài liệu cần phải bổ sung.
Thương nhân nước ngoài phải thực hiện các nghĩa vụ khác liên quan đến việc chấm dứt hoạt động của Văn phòng đại diện.
Các bước chi tiết thực hiện thủ tục
Bước 1: Thương nhân nước ngoài, Văn phòng đại diện phải niêm yết công khai về việc chấm dứt hoạt động tại trụ sở của Văn phòng đại diện.
Bước 2: Nộp hồ sơ chấm dứt hiệu lực mã số thuế
Căn cứ theo điểm b khoản 3 Điều 14 Thông tư 105/2020/TT-BTC, Hồ sơ bao gồm:
- Văn bản đề nghị chấm dứt hiệu lực mã số thuế mẫu số 24/ĐK-TCT ban hành kèm theo Thông tư này
- Quyết định hoặc thông báo về chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện;
- Giấy chứng nhận đăng ký thuế
- Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động của Văn phòng đại diện
Cơ quan thuế quyết toán thuế của Văn phòng đại diện đồng thời quyết toán thuế thu nhập cá nhân cho trưởng văn phòng đại diện người nước ngoài và nhân viên làm việc tại văn phòng đại diện.
Bước 3: Thực hiện trả con dấu tại Phòng cảnh sát quản lý hành chính về trật tự xã hội – Công an tỉnh/thành phố nơi VPĐD đặt trụ sở
Theo quy định tại điểm b khoản 1 Điều 18 Nghị định 99/2016/NĐ-CP, Văn phòng đại diện khi chấm dứt hoạt động có trách nhiệm giao nộp lại mẫu con dấu cho cơ quan đăng ký mẫu con dấu. Hồ sơ bao gồm:
- Công văn xin trả lại con dấu cho cơ quan công an, trình bày rõ lý do trả con dấu
- Bản sao có chứng thực Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động của Văn phòng đại diện
- Bản chính Giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu do cơ quan công an cấp trước đó
- Con dấu của Văn phòng đại diện
Cơ quan công an tiếp nhận hồ sơ trả dấu và ra Thông báo hủy dấu của Văn phòng đại diện trong thời gian 3 -5 ngày làm việc.
Bước 4: Thực hiện các thủ tục đối với người lao động
Khi thực hiện thủ tục giải thể Văn phòng đại diện nước ngoài, thương nhân nước ngoài cần thực hiện các nghĩa vụ đối với người lao động theo quy định tại Bộ luật lao đông 2019 và các văn bản hướng dẫn thi hành về: chế độ tiền lương, trợ cấp thôi việc, bảo hiểm xã hội,… nhằm bảo đảm quyền lợi có người lao động sắp phải nghỉ việc do Văn phòng đại diện nước ngoài chấm dứt hoạt động.
Bước 5: Đóng tài khoản ngân hàng của Văn phòng đại diện
Thương nhân nước ngoài sẽ liên hệ với Ngân hàng đã mở tài khoản cho Văn phòng đại diện để được hướng dẫn thủ tục đóng tài khoản ngân hàng.
Bước 6: Bổ sung hồ sơ theo Công văn trả lời của Cơ quan cấp phép
Thành phần hồ sơ nộp bổ sung để thực hiện thủ tục chấm dứt hoạt động của Văn phòng đại diện sẽ bao gồm:
- Giấy chứng nhận của Cơ quan công an về việc Văn phòng đại diện đã thực hiện thủ tục trả con dấu;
- Biên bản thanh lý Hợp đồng thuê địa điểm đặt Văn phòng đại diện
- Giấy xác nhận của Cơ quan thuế về việc chấm dứt hiệu lực mã số thuế của Văn phòng đại diện
- Chứng từ thanh toán bảo hiểm và các chế độ theo quy định đối với người lao động làm việc tại Văn phòng đại diện
Trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, Cơ quan cấp Giấy phép có trách nhiệm công bố trên trang thông tin điện tử của mình về việc chấm dứt hoạt động của Văn phòng đại diện.
Chi phí luôn là vấn đề quan tâm của các doanh nghiệp khi thực hiện thủ tục này.
Lưu ý: Khi thực hiện thủ tục giải thể Văn phòng đại diện ngước ngoài, có thể hoàn thiện các thủ tục về thuế, con dấu, chế độ bảo hiểm xã hội cho người lao động, chấm dứt hợp đồng thuê địa điểm trước rồi sau đó tổng hợp các hồ sơ, tài liệu đã đề cập trên và nộp một lần cho Cơ quan cấp giấy phép, hạn chế mất thời gian cho giai đoạn bổ sung hồ sơ theo yêu cầu của Cơ quan cấp phép.
Trên đây là thông tin về thủ tục giải thể Văn phòng đại diện nước ngoài theo quy định của pháp luật Việt Nam. LUẬT NGUYÊN DƯƠNG chuyên cung cấp các dịch vụ pháp lý toàn diện một cách chuyên nghiệp. Với đội ngũ Luật sư và chuyên viên được đào tạo chuyên nghiệp, chúng tôi có đủ năng lực để tư vấn và hỗ trợ khách hàng thực hiện thủ tục trên.
